秘書の仕事内容ややりがいは？なるための方法やキャリアプラン
2023.02.14
細やかな気配りで上司をサポートする秘書の仕事。ドラマなどで、秘書の活躍する姿が描かれることもあります。どんなときでも冷静に対応して上司を助ける秘書に憧れを抱く人も多いかもしれませんね。ただ、秘書に興味があるものの、どんな仕事をするのかイマイチわからない……という人もいるはず。秘書の仕事には何があり、どんな魅力があるのかをチェックしていきましょう。今回は、秘書の具体的な仕事内容ややりがい、求められるスキル、なるための方法、おすすめ学部などをご紹介します。
秘書とは？
秘書の仕事は主に上司をサポートすることです。具体的な仕事内容ややりがい、想定年収を確かめてみましょう。
秘書の仕事の内容
秘書は社長や役員など、主に重役と呼ばれるポジションの人を補佐することが仕事です。企業だけではなく、弁護士などの事務所や、病院などで秘書が必要とされることもあります。どんなことをするのかは職場によって変わりますが、基本的には上司が仕事に専念できるように、さまざまなサポート業務を行います。
主な仕事の一つがスケジュール管理です。たとえば、新しい会議の予定が入りそうになったら、上司のスケジュールをチェックして日時を調整し、会議室の予約などを行います。来客や電話、メールなどの対応も秘書が行うことがあります。簡単な内容の問い合わせなどは、上司の代わりに秘書が返答することも。取引先に送る文書をはじめ、さまざまな書類を作成することも仕事です。ほかにも、上司が出張で使う飛行機の予約、お客様に渡す手土産の購入、お礼状の作成、備品の管理など、秘書にはたくさんの仕事があります。秘書として活躍するには、幅広い仕事を柔軟にこなせるスキルが重要といえますね。
秘書の仕事のやりがい
秘書は上司の仕事がスムーズに進むように、いろいろなことに気を配りながらサポートを行っていきます。上司から「いつもありがとう」「助かってるよ」と感謝の言葉をもらえたときは、日頃の努力が報われて、大きな達成感を得られますよ。また、上司だけではなく取引先の人からも感謝の言葉をもらえることも。こうした評価は会社自体のイメージアップにつながることもあります。「自分の働きが会社の役に立っている！」と思えると、秘書の仕事にもいっそうやりがいを感じられるでしょう。
秘書の想定年収
令和3年賃金構造基本統計調査によると、秘書の平均年収は532.9万円です。雇用される会社や、勤続年数などによって給料は変わります。経験を積むことで年収を上げていくことが基本です。また、外国語や法律などの専門知識が必要な職場では、年収も高くなる傾向にあるようです。
【参考】職業情報提供サイト（日本版O-NET）
URL：https://shigoto.mhlw.go.jp/User/Occupation/Detail/426
秘書に求められる資質やスキル
秘書の仕事をこなすためには、どんなスキルが必要なのでしょう。こちらでは、秘書に求められる資質やスキルを解説します。
相手の要望を察してサポートできる
秘書は上司が働きやすいよう、細かい部分にまで気を配る必要があります。ただ、上司は自分の仕事に追われ、秘書に指示を出す余裕がないことも。そんなときでも上司が求めていることを察して、先回りしながらサポートできる人は秘書に向いているでしょう。
コミュニケーションの能力が高い
秘書の仕事では上司だけではなく、社内の同僚や社外のお客様など、さまざまな立場の人とやり取りする機会があります。相手が大物や海外のエグゼクティブなどの偉い人なので、コミュニケーションがうまくいかなかった場合は必要な情報がうまく伝わらず、仕事上でトラブルが起きてしまうことも。仕事をミスなくスムーズに進めていくためにも、しっかりとコミュニケーションをとれる能力が求められます。
スケジュール管理能力がある
ご紹介したように、スケジュールの調整や管理なども秘書の主な仕事です。もしスケジュールに抜け漏れがあった場合、上司が約束の時間に遅れてしまったり、2つ以上の予定を同時に入れてしまったりして、信頼を失ってしまう可能性も。そうならないように秘書がしっかりと管理することが重要です。
ビジネスマナーが身に付いている
秘書は取引先のお客様と会うことも多い職業です。秘書の身だしなみや振る舞いがふさわしくなければ、会社自体の印象が悪くなってしまうこともあり得ます。相手に失礼な印象を与えないよう、基本的なビジネスマナーが身に付いていることは必須といえます。
秘書になる方法とおすすめの学部
秘書として就職するには、どんな方法があるのでしょうか。ここでは、秘書になるための主な方法や、おすすめ学部などをご紹介します。
秘書になる方法
秘書として働きたい場合は、秘書の求人に直接応募する方法や、一般企業などに就職して別の部署で経験を積んだ後、秘書業務の担当者になる方法などがあります。秘書課や秘書室などのある企業の求人を探して、どんな条件があるのか、どんな仕事をするのかなどをチェックしてみることがおすすめです。
一般的に、秘書になるために特に必要な学歴や資格はありませんが、実務技能検定協会の「秘書検定」という資格を取得しておくとアピールにつながることも。受験に必要な条件はなく、学生のうちから取得を目指せます。試験のために勉強することでビジネスマナーなどを身に付けやすくなるので、就職活動のときにも役立ちますよ。
秘書に必須の資格などはありませんが、例外になるのが「公設秘書」のなかの「政策担当秘書」という国会議員の秘書です。難易度の高い国家試験を突破しなければ就職できず、大学で政策などの専門知識を学ぶことが重要となります。ただし、試験を受けずに「公設秘書」の「第一秘書」や「第二秘書」として働き、10年以上の経験を積んで政策担当秘書の資格を得る方法もあります。第一秘書・第二秘書は議員の判断で採用が決まるので、知り合いや身内からの紹介で働き始める人も多いようです。
秘書になるためにおすすめの学部
秘書の求人条件はさまざまです。学歴が問われないこともあれば、大卒が条件になっていることも。そのため、就職先を探すときは大学を卒業していると選択肢が広がる可能性があります。
また、秘書はさまざまな業界に活躍の場があるので、自分の進みたい業界に役立つ勉強ができる学部を選ぶこともおすすめです。たとえば、外資系企業のように海外とのやり取りが多いところで働きたいと思ったら、外国語学部のある大学で語学を習得すると仕事に生かせるでしょう。法律事務所で弁護士秘書になりたい場合は、法学部で法律について学ぶと、仕事上で出てくる専門用語もスムーズに理解できるはず。自分がどんな職場で働きたいかを考えた上で、進学する学部をイメージしてみることがポイントです。
秘書のキャリアプラン
秘書として就職できた後は、実際に仕事を行いながら必要なことを身に付けていきます。真剣に仕事に取り組み続けることで、コミュニケーション能力や事務処理能力など、さまざまなスキルが上達していくでしょう。こうして身に付けたスキルを生かして、秘書の仕事をステップアップしていくことができます。役員や社長など、サポートする上司がより上の立場の人へ変わっていくこともありますよ。
また、秘書の仕事をしながら専門性を身に付けて、部署を移ったり、転職したりする人もいます。独立してフリーランスになり、企業に所属せず働くようになる人も。その場合、複数の会社で秘書業務を担当したり、在宅でできる文書作成やスケジュール管理の仕事を受けたりと、働き方も広がります。どんな仕事でも、秘書として身に付けたさまざまなスキルを役立てられますよ。
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