「秘書になるにはどういった進路を選べばいいの？」「新卒で秘書を目指す方法は？」こういった疑問をお持ちではないですか？

実は秘書にはさまざまな種類があり、種類によっては新卒での求人がないこともあります。そのため、秘書を目指すなら、どのような秘書になりたいのかを決めて進路を見据えておくことが重要です。

この記事では、秘書になる方法を解説し、おすすめの学部や秘書に向いている人の特徴も紹介します。

本記事を読めば、あなたに合った秘書への道筋が明確になり、効率的な準備を始められるはずです。

秘書とは？

秘書は社長や役員など、主に重役と呼ばれるポジションの人を補佐することが仕事です。企業だけではなく、弁護士などの事務所や、病院などで秘書が必要とされることもあります。どんなことをするのかは職場によって変わりますが、基本的には上司が仕事に専念できるように、さまざまなサポート業務を行います。

企業の秘書の主な仕事は以下のとおりです。

• 会議の日程調整
• 会議室の予約
• 来客対応
• 電話やメールなどの対応
• 取引先への書類作成
• お礼状作成
• 出張の手配
• 手土産の購入
• 備品の管理

秘書として活躍するには、幅広い仕事を柔軟にこなせるスキルが重要といえますね。

秘書になるには

秘書になるのに特別な資格はいりません。一般企業の秘書は新卒採用しているとことが少ないので、以下の方法で秘書を目指すのが良いでしょう。

• 弁護士事務所や医療秘書の求人応募する
• ほかの職種を経験してから秘書課へ異動する

それぞれ解説します。

弁護士事務所や医療秘書の求人に応募する

一般企業の秘書とは異なり、弁護士秘書や医療秘書は新卒採用の機会が多いのが特徴です。専門性の高い業務を担うため、定期的に新しい人材を必要としているからです。

法律事務所は自社のホームページで秘書職の募集を行い、大手事務所では新卒採用も実施しています。同様に、病院やクリニックも専門の求人サイトを通じて医療秘書の募集を行っています。

弁護士秘書や医療秘書については、以下の記事で詳しく解説しています。

医療秘書になる方法とは？仕事内容や求められる資質や能力を紹介

弁護士秘書とは？年収や資格、パラリーガルとの違いを解説

ほかの職種を経験してから秘書課へ異動する

企業秘書を目指す場合は、他の職種を経験してから秘書を目指すのが現実的です。企業秘書は経営幹部のサポートや重要な取引先との調整など、高度な実務能力が必要なため、新卒での採用は極めて少ないからです。

大手企業では、経営的な視点を持って経営幹部をサポートできる人材として、総合職から秘書を登用するケースがあります。とくに役員秘書などの上位ポジションでは、幅広い業務経験を持つ総合職経験者が起用されることが多いでしょう。

一般職として入社する場合は、営業や事務などの経験を積むことからスタートするのが一般的です。上司や人事との面談で秘書職への希望を伝えながら、日々の仕事で周囲への気配りを心がけ、信頼関係を築いていきましょう。ただし、異動のタイミングは会社の状況にも左右されるため、長期的な視点で目指すことをおすすめします。

国会議員の秘書になるには？

秘書に必須の資格はありませんが、例外になるのが「公設秘書」のなかの「政策担当秘書」という国会議員の秘書です。難易度の高い国家試験を突破しなければ就職できず、大学で政策などの専門知識を学ぶことが重要となります。

ただし、試験を受けずに「公設秘書」の「第一秘書」や「第二秘書」として働き、10年以上の経験を積んで政策担当秘書の資格を得る方法もあります。第一秘書・第二秘書は議員の判断で採用が決まるので、知り合いや身内からの紹介で働き始める人も多いようです。

秘書になるためにおすすめの学部

秘書の求人条件はさまざまです。学歴が問われないこともあれば、大卒が条件になっていることも。そのため、就職先を探すときは大学を卒業していると選択肢が広がる可能性があります。

また、秘書はさまざまな業界に活躍の場があるので、自分の進みたい業界に関連する学部を選ぶと有利です。

希望する職場	おすすめの学部	メリット
外資系企業	外国語学部	海外とのやり取りに必要な語学力が身につく
法律事務所	法学部	専門用語や法律知識を仕事に活かせる
商社・一般企業	商学部・経営学部	ビジネスの基礎知識が役立つ
医療機関	医療系学部	医療用語や基礎知識が理解しやすい

自分がどんな職場で働きたいかを考えた上で、進学する学部をイメージしてみることがポイントです。

秘書を目指せる大学に興味がわいたら、ぜひ「JOB-BIKI」で調べてみましょう。たとえば、法律事務所で活躍する弁護士秘書になりたい場合は「就職先検索」で「法律事務所」と検索してみてください。有名な法律事務所と、そこで働く人の出身大学を確認できますよ。

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秘書を目指すなら取得しておきたい資格

秘書になるのに特別な資格は必要ありませんが、秘書を目指すなら次の資格があると有利です。

• 秘書検定
• ビジネス実務マナー検定
• 日商PC検定

それぞれ解説します。

秘書検定

秘書検定は、スケジュール管理、来客応対、文書作成など、秘書として必要なスキルを体系的に学べる資格です。

級	難易度	主な出題内容
1級	最上級	・経営知識 ・総合的な判断力 ・高度な問題解決能力
準1級	上級	・1級の内容に近い実務知識 ・状況に応じた判断と対応力
2級	実務	・実践的なビジネススキル ・来客応対 ・文書管理
3級	入門	・基本的なビジネスマナー ・秘書の心構え

参考：秘書検定とは｜文部科学省後援 ビジネス系検定

3級は高校生の受験者が最も多く、基礎的な内容から始めるのに適しています。2級以上は実践的な内容が多く就活時にもアピールしやすいです。秘書を目指す人は、準1級・1級を目指しましょう。

ビジネス実務マナー検定

秘書検定が秘書業務に特化しているのに対し、ビジネス実務マナー検定は幅広いビジネスシーンで役立つマナーや実務スキルを学べます。一般職から始めて将来的に秘書を目指す方におすすめです。

級	難易度	主な出題内容
1級	上級	・マネジメント知識 ・問題解決能力 ・指導力
2級	実務	・実践的なビジネスマナー ・クレーム対応 ・業務改善
3級	入門	・基本的な接遇マナー ・ビジネス文書 ・電話応対

参考：ビジネス実務マナー検定｜文部科学省後援 ビジネス系検定

社会人としての基礎知識を幅広く学べるため、まずはさまざまな部署で通用する実務スキルを身につけたい場合に役立ちます。

日商PC検定

秘書検定やビジネス実務マナー検定が対人スキルに重点を置くのに対し、日商PC検定はビジネス文書作成やデータ活用など、秘書業務に必要なパソコンスキルを証明できる資格です。

級	難易度	主な出題内容
1級	上級	・高度なデータ分析 ・効率的な業務改善提案
2級	実務	・ビジネス文書作成 ・データ集計・分析
3級	標準	・基本的な文書作成 ・データ入力 ・表計算
Basic	入門	・基礎的なパソコン操作 ・簡単な文書作成

参考：日商PC｜日本商工会議所

秘書の仕事のやりがい

秘書は上司の仕事がスムーズに進むように、いろいろなことに気を配りながらサポートを行っていきます。上司から「いつもありがとう」「助かってるよ」と感謝の言葉をもらえたときは、日頃の努力が報われて、大きな達成感を得られますよ。また、上司だけではなく取引先の人からも感謝の言葉をもらえることも。こうした評価は会社自体のイメージアップにつながることもあります。「自分の働きが会社の役に立っている！」と思えると、秘書の仕事にもいっそうやりがいを感じられるでしょう。

秘書の仕事の大変なところ

秘書の仕事は、上司の業務内容だけでなく性格や状況も理解しながら、柔軟な対応が求められる職種です。急な依頼への対応、複数の業務の優先順位付け、さらに基本的に一人で業務を完遂する必要があるため、常にプレッシャーと隣り合わせです。

上司との相性や人間関係の構築に苦労することもありますが、日頃からのコミュニケーションを大切にし、失敗も前向きに捉えることで、プロとしてのスキルを磨くことができます。

秘書の想定年収

令和5 年賃金構造基本統計調査によると、秘書の平均年収は475.9万円です。雇用される会社や、勤続年数などによって給料は変わります。経験を積むことで年収を上げていくことが基本です。また、外国語や法律などの専門知識が必要な職場では、年収も高くなる傾向にあるようです。

【参考】職業情報提供サイト（日本版O-NET）
URL：https://shigoto.mhlw.go.jp/User/Occupation/Detail/426

秘書に向いている人

秘書の仕事をこなすためには、どんなスキルが必要なのでしょう。こちらでは、秘書に求められる資質やスキルを解説します。

相手の要望を察してサポートできる

秘書は上司が働きやすいよう、細かい部分にまで気を配る必要があります。ただ、上司は自分の仕事に追われ、秘書に指示を出す余裕がないことも。そんなときでも上司が求めていることを察して、先回りしながらサポートできる人は秘書に向いているでしょう。

コミュニケーションの能力が高い

秘書の仕事では上司だけではなく、社内の同僚や社外のお客様など、さまざまな立場の人とやり取りする機会があります。相手が大物や海外のエグゼクティブなどの偉い人なので、コミュニケーションがうまくいかなかった場合は必要な情報がうまく伝わらず、仕事上でトラブルが起きてしまうことも。仕事をミスなくスムーズに進めていくためにも、しっかりとコミュニケーションをとれる能力が求められます。

スケジュール管理能力がある

ご紹介したように、スケジュールの調整や管理なども秘書の主な仕事です。もしスケジュールに抜け漏れがあった場合、上司が約束の時間に遅れてしまったり、2つ以上の予定を同時に入れてしまったりして、信頼を失ってしまう可能性も。そうならないように秘書がしっかりと管理することが重要です。

ビジネスマナーが身に付いている

秘書は取引先のお客様と会うことも多い職業です。秘書の身だしなみや振る舞いがふさわしくなければ、会社自体の印象が悪くなってしまうこともあり得ます。相手に失礼な印象を与えないよう、基本的なビジネスマナーが身に付いていることは必須といえます。

秘書の将来性

秘書という職種は、企業の経営層や重要な人物のサポート役として、今後も必要とされ続けるでしょう。とくに円滑なコミュニケーションやおもてなしの心など、人でしかできない仕事は、AI化が進む時代でも大切な役割として残ります。

AIがスケジュール調整や情報検索、データ管理などの時間のかかる作業をサポートしてくれるため、秘書はより大切な仕事に集中できます。上司とのコミュニケーション、重要な商談の準備、社外の方々との関係づくりなど、人と人とのつながりを重視する仕事により多くの時間を使えるようになるでしょう。

秘書のキャリアプラン

秘書として就職できた後は、実際に仕事を行いながら必要なことを身に付けていきます。真剣に仕事に取り組み続けることで、コミュニケーション能力や事務処理能力など、さまざまなスキルが上達していくでしょう。こうして身に付けたスキルを生かして、秘書の仕事をステップアップしていくことができます。役員や社長など、サポートする上司がより上の立場の人へ変わっていくこともありますよ。

また、秘書の仕事をしながら専門性を身に付けて、部署を移ったり、転職したりする人もいます。独立してフリーランスになり、企業に所属せず働くようになる人も。その場合、複数の会社で秘書業務を担当したり、在宅でオンライン秘書として文書作成やスケジュール管理の仕事を受けたりと、働き方も広がります。どんな仕事でも、秘書として身に付けたさまざまなスキルを役立てられますよ。

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秘書は上司を支えるため、さまざまなスキルを駆使して仕事を進めていきます。秘書を目指せる大学に興味がわいたら、ぜひ「JOB-BIKI」で調べてみましょう。たとえば「英語力を生かせる秘書の仕事がしたい！」と思ったら、「就職先検索」の「特徴から探す」で「北米進出企業」をチェックしてみてください。北米でも事業を展開している企業や、就職した人の出身大学を調べられますよ。

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